E-fakturowanie
E-faktura - pełnoprawny dokument?
Do dnia wejścia w życie rozporządzenia w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej przedsiębiorcy byli zmuszeni drukować faktury. Następnie w takiej formie przesyłali je za pośrednictwem poczty lub kuriera. Należało przypuszczać, że nowe rozwiązanie legislacyjne szybko zdobędzie uznanie firm. Jednak wbrew pozorom przesyłanie faktur w formie elektronicznej nie jest tak popularne, jak mogłoby się wydawać.
Obecnie za pomocą e-faktur rozlicza się zaledwie 3-7 proc. firm. Są to zazwyczaj duże przedsiębiorstwa z branży finansowej, ubezpieczeniowej czy telekomunikacyjnej.
Rozporządzenie Ministra Finansów określa skutki prawne takich faktur. Okazuje się, że są one identyczne, jak w przypadku tradycyjnych faktur w wersji papierowej. Dla przedsiębiorców oznacza to, że przechowuje się je tak samo długo, jak te w formie papierowej. Dodatkowo plik elektroniczny zawierający e-fakturę musi (podobnie jak w przypadku papierowych faktur) zostać udostępniony na żądanie urzędu skarbowego.
Czym zatem jest e-faktura i jakich formalności należy dopełnić, aby móc ją stosować?
E-faktura (inaczej faktura elektroniczna) to dokument elektroniczny, który w myśl przepisów rozporządzenia zrównuje się prawnie z tradycyjną fakturą w wersji papierowej. Jakich zatem formalności należy dopełnić, aby móc ją stosować w przedsiębiorstwie?
Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury. Zgoda taka może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Istotne jest to, że wystawiać je możemy już następnego dnia od otrzymania takiej akceptacji. Należy jednak pamiętać, iż w przypadku cofnięcia wcześniejszej akceptacji przez odbiorcę, przedsiębiorca traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych.
Dodatkowym wymogiem nałożonym na e-faktury przez Ministerstwo jest zagwarantowanie autentyczności pochodzenia i integralności ich treści. Odbywa się to poprzez:
- bezpieczny podpis elektroniczny – w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub
wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeśli umowa pomiędzy jej stronami, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
W przypadku zastosowania wymiany danych elektronicznych (EDI), przedsiębiorca zobowiązany jest do przesłania odbiorcy dokumentu w formie papierowej, podsumowującego wszystkie przesłane w formie elektronicznej faktury za dany miesiąc w terminie do 15. dnia następnego miesiąca. Dotyczy to przypadku, w którym podmiot w danym miesiącu wystawił określonemu odbiorcy co najmniej dwie faktury.
Akceptacja i przechowywanie e-faktur
Rozporządzenie nie określa konkretnych wymogów co do formy wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury. Wskazuje się jedynie, że może ona być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Przypomnijmy, że zachowuje ona swoją ważność do momentu jej cofnięcia.
Przedsiębiorcy – zarówno ci, którzy wystawiają, jak i otrzymują e-faktury – zobowiązani są do ich przechowywania na terytorium kraju w taki sposób, aby:
- na żądanie organów podatkowych lub kontroli podatkowej móc umożliwić do nich natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną;
- przechowywane były w formacie, w którym zostały przesłane;
- przechowywane były w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały czas ich przechowywania.
Rozporządzenie daje podatnikowi również możliwość przechowywania przesłanych w formie elektronicznej faktur, które wystawił lub otrzymał na terytorium państwa Unii Europejskiej – innym niż jego własny kraj.
Jest to jednak możliwe pod pewnymi warunkami:
- uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego i naczelnika urzędu celnego, właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania oraz
- niezwłocznego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego i naczelnika urzędu celnego, właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku, o zmianach dotyczących miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie trzech dni od zaistnienia zmiany.
Czy przedsiębiorcy mogą przechowywać faktury papierowe w formie elektronicznej? Niestety w tej kwestii przedsiębiorcy mogą napotkać dużą rozbieżność opinii. Mimo że NSA uznał, iż podatnik, który otrzymuje faktury papierowe, może wybrać sposób ich przechowywania w wersji drukowanej czy elektronicznej, to niektóre organy podatkowe uznają, że nie ma możliwości wystawienia faktury w formie papierowej, a następnie przechowywania jej kopii w formie elektronicznej.
Zalety i wady stosowania faktur elektronicznych
Dużymi zaletami wystawiania faktur elektronicznych są:
- oszczędność na kosztach przesyłek,
- bezpieczeństwo i terminowość wysyłki,
- przyspieszenie obiegu dokumentów,
- podgląd historycznych danych.
Są jednak i wady takiego rozwiązania dla dokumentów handlowych. Warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie akceptacji od kontrahentów, co niekiedy może rodzić problemy. Mało zachęcające są również koszty inwestycji w postaci kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wykupienia certyfikatu. Popularności nie przysparza także restrykcyjne podejście fiskusa do takich kwestii jak: warunki wystawiania i przesyłania, a także przechowywania faktur w formie elektronicznej, w sposób gwarantujący nienaruszalność ich formatu oraz treści.
Źródło: Gazeta Małych i Średnich Przedsiębiorstw, www.gazeta-msp.pl