Narzędzia wspomagające zarządzanie wierzytelnością
Kompleksowe zarządzanie wierzytelnościami
Gdy mówimy o efektywnym zarządzaniu wierzytelnościami, należy rozpocząć analizę już na etapie ich powstawania. Ten moment może być wręcz decydujący o jakości wierzytelności, a co za tym idzie, determinować ścieżkę postępowania i narzędzia, które wybierzemy do zarządzania nimi.
Każda transakcja z odroczonym terminem płatności to forma kredytowania odbiorcy, który otrzymuje od nas towar lub usługę, za którą zapłacić ma w przyszłości. Nie angażując własnych środków otrzymuje do dyspozycji aktywa, które służą mu w działalności lub mogą być dalej zbywane.
Sprawdź kontrahenta
Podstawowym wymogiem powinna być weryfikacja kontrahenta polegająca na sprawdzeniu jego dokumentów rejestrowych. Potwierdzenie istnienia podmiotu gospodarczego wykluczyć powinno też wszelkie omyłki, np. te związane z nazwą czy NIP-em lub innymi danymi identyfikacyjnymi. Pomocne w tym zakresie będą z pewnością ogólnodostępne i bezpłatne przeglądarki internetowe, udostępnione np. przez Krajowy Rejestr Sądowy lub Główny Urząd Statystyczny, gdzie znajdziemy podstawowe obowiązujące dane na temat naszego odbiorcy.
W przypadku gdy transakcje mają znaczną wartość, powinniśmy zastanowić się nad pozyskaniem dodatkowych informacji na temat przyszłego odbiorcy. Wówczas z pomocą przychodzą biura informacji gospodarczej, które proponują – w zależności od zapotrzebowania – raporty o stanie finansowo-majątkowym odbiorcy. Cena takiej usługi zależy od zakresu i ilości danych zawartych w raporcie, a co za tym idzie, pracochłonności jego sporządzenia.
Zabezpieczenia
Każdy kredyt bankowy jest zabezpieczony. W przypadku kredytu kupieckiego także istnieje możliwość ustanowienia zabezpieczenia przez kupującego na rzecz sprzedawcy, które może być wykorzystane w przypadku braku terminowej spłaty należności. Teoretycznie do wyboru mamy bogatą gamę zabezpieczeń – poczynając od weksla in blanco, poprzez różnego rodzaju poręczenia, gwarancje, przewłaszczenia, zastawy rejestrowe, a na hipotece kończąc. W praktyce możliwość uzyskania zabezpieczenia będzie zależeć od bardzo wielu czynników, w tym kluczowymi będą konkurencyjność branży i pozycja rynkowa sprzedającego. Pod uwagę należy też wziąć skuteczność poszczególnych rodzajów zabezpieczeń i zestawić ją z kosztami ustanowienia.
Potwierdzenia transakcji – czy faktura to dowód
Bez względu na ustanowienie zabezpieczenia z pewnością powinniśmy zadbać o jednoznaczne potwierdzenie dokonania transakcji. Należy pamiętać w tym momencie, że brak obowiązku podpisywania faktur VAT zarówno przez odbiorcę, jak i dostawcę nie ułatwia tego zadania. Dla celów dowodowych dobrze zadbać o podpisanie faktury przez odbiorcę lub uzyskanie innych dokumentów potwierdzających odbiór towaru lub usługi.
Zarządzanie limitami kredytowymi
Jeżeli posiadamy wielu odbiorców, z którymi współpracujemy na zasadach odroczonej płatności i dokonujemy wielu transakcji, niezbędnym narzędziem stanie się zarządzanie limitami kredytowymi. W pierwszej kolejności musimy ustalić poziom limitu, czyli maksymalną kwotę łącznych zobowiązań jednego kontrahenta. Klient, który w pełni wykorzystuje limit kredytowy nie będzie mógł dokonywać kolejnych transakcji kredytowych. Może to zrobić dopiero wówczas, gdy dokona spłaty najstarszych zobowiązań, „rolując” w ten sposób swoje saldo zadłużenia. Drugim elementem ryzyka jest okres finansowania, który proporcjonalnie przekłada się na jego poziom – im dłuższe terminy płatności, tym większe ryzyko i zaangażowanie finansowe.
Pieczęć prewencyjna
Jednym z tańszych narzędzi zarządzania wierzytelnościami jest rozwiązanie polegające na sygnowaniu wystawionych faktur pieczęcią. Informuje ona, że w przypadku braku terminowej zapłaty za wierzytelność, sprawa przekazana zostanie do wyspecjalizowanego podmiotu, zajmującego się odzyskiwaniem należności. Skuteczność tego rozwiązania zależy od pozycji firmy zarządzającej wierzytelnościami oraz celowości użycia tego narzędzia. Stosowanie go do wszystkich odbiorców z pewnością nie ma wpływu na osiągnięcie oczekiwanego efektu. Jeżeli jednak pieczęć taką stosować będziemy jedynie w stosunku do opóźniających się odbiorców, a jednocześnie umowa przewidywać będzie szybką reakcję firmy windykacyjnej, z pewnością wpłynie to pozytywnie na wzrost dyscypliny płatniczej.
Monitoring
Obowiązek przypominania o terminach płatności, potwierdzania sald, wysyłania upomnień i wezwań oraz prewindykację można zlecić wyspecjalizowanym firmom obrotu wierzytelnościami, które świadczą takie usługi. Wynagrodzenie firmy kalkulowane jest w zależności od liczby przekazywanych faktur lub jako procent obrotu. Skorzystanie z takiej usługi będzie opłacalne przy większej skali działalności – zamiast tworzyć dział monitoringu, możemy ten obszar działalności zlecić firmie zewnętrznej.
Ubezpieczenie transakcji
Kolejnym sposobem ograniczenia ryzyka braku płatności ze strony kontrahenta lub jego niewypłacalności, a także formą zarządzania wierzytelnościami, jest ubezpieczenie należności. W przypadku wystąpienia szkody, następuje tu wypłata odszkodowania. Warto pamiętać, że ubezpieczeniem objęty może być tylko obrót z zaakceptowanymi przez ubezpieczyciela odbiorcami. Dodatkowo przyznaje on limit kredytowy dla danego odbiorcy czyli maksymalną łączną kwotę należności wobec odbiorcy, objętą ubezpieczeniem. Brak przyznania limitu kredytowego przez ubezpieczyciela lub jego niski poziom jest sygnałem ostrzegawczym co do bezpieczeństwa współpracy. W warunkach kryzysu ubezpieczyciele bardzo ostrożnie szacują ryzyko i przyznają limity kredytowe jedynie podmiotom o nieskazitelnej historii. Mając jako odbiorcę mniejszą firmę o nieugruntowanej pozycji, trudno będzie nam skorzystać z tego instrumentu zabezpieczenia transakcji.
A może nie czekać na spłatę – faktoring
Kiedy branża, w której działamy wymusza udzielanie kontrahentom odroczonych terminów płatności, naszym problemem może być brak środków obrotowych na bieżącą działalność, które mamy zamrożone w należnościach. Kompleksowym narzędziem poprawy płynności finansowej i jednocześnie zarządzania należnościami jest faktoring. Jego istotą jest uzyskanie finansowania za wystawione, a niewymagalne wierzytelności. Na podstawie umowy faktoringu, niebawem po wystawieniu faktury otrzymujemy od faktora środki finansowe w wysokości od 60 do 90 proc. wartości faktury. Właścicielem należności staje się firma faktoringowa i to jej specjaliści prowadzą dalsze zarządzanie wierzytelnościami, wykonując czynności księgowe i rozliczeniowe. To oni też (najczęściej telefonicznie i pisemnie) monitują płatności i dbają o terminowość spłat. W przypadku gdy kontrahent nie płaci, firmy faktoringowe w zależności od obowiązującej umowy korzystają z prawa regresu lub przejmują ryzyko niewypłacalności. Głównymi składnikami kosztu faktoringu jest prowizja operacyjna i oprocentowanie od udzielonego finansowania.
Windykacja
Kiedy mija termin płatności faktury, a nasz kontrahent nie dokonuje nawet częściowych spłat, stajemy przed decyzją wyboru narzędzi i sposobu uzyskania płatności. W całym procesie egzekwowania wierzytelności znaczenie będą miały z pewnością okoliczności opisane powyżej. Jednak decydujące okazać się może udokumentowanie i jakość wierzytelności. Przy błędnie udokumentowanej transakcji czy też źle zweryfikowanym odbiorcy, szanse na skuteczne odzyskanie należności maleją. Płatności możemy dochodzić we własnym zakresie prowadząc negocjacje, a w przypadku niepowodzenia, kierując sprawę na drogę postępowania sądowego, a potem komornika.
Alternatywną formą zarządzania trudnymi należnościami może być przekazanie ich do firmy windykacyjnej. I tu stajemy przed wyborem najbardziej odpowiedniej firmy. Na rynku funkcjonuje bardzo wiele firm windykacyjnych o różnej wielkości, różnym zasięgu działania i różnej specjalizacji. Pamiętajmy, aby przed wyborze firmy zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo, doświadczenie i skuteczność. Przy podejmowaniu decyzji należy przeanalizować zasady wynagrodzenia i koszty jakie będziemy musieli ponieść w trakcie postępowania. Niebagatelne znaczenie ma też zachowanie naszej pozycji, jako wierzyciela. Przekazanie sprawy do windykacji odbywa się najczęściej w dwóch formułach: na podstawie pełnomocnictwa – gdy firma windykacyjna działa w naszym imieniu lub na podstawie cesji – kiedy właścicielem staje się firma windykacyjna. Dobry wybór gwarantuje nam, że wierzytelnością zarządzać będą profesjonaliści, używając do tego sprawdzonych i efektywnych narzędzi. Gdy jeszcze dodamy do tego sposób ponoszenia kosztu, powiązanego z efektami działań, co pozwoli na zminimalizowanie wydatków, możemy otrzymać profesjonalne wsparcie w zarządzaniu należnościami.
Jak widać paleta narzędzi służących efektywnemu zarządzaniu należnościami jest bogata. Sam wybór będzie zależeć od oczekiwań klienta, a także jego skłonności do ponoszenia ryzyka, uwarunkowań rynkowych, jakości wierzytelności i zależności między skutecznością, a kosztem poszczególnych rozwiązań.
Źródło: Gazeta Małych i Średnich Przedsiębiorstw, www.gazeta-msp.pl